پیتر دراکر، نظریه‌پرداز مدیریت، معتقد بود بزرگ‌ترین چالش قرن بیست و یکم افزایش بهره‌وری کارکنان است. این چالش امروز در سازمان‌ها با وقفه‌های مداوم و سوالات تکراری خود را نشان می‌دهد؛ که زمان مدیران را تلف می‌کند؛ اما راه‌حل این مشکل، استفاده از چت ‌بات هوش مصنوعی داناوان است که وظایف تکراری را برعهده می‌گیرد. این ابزار به کارمندان اجازه می‌دهد تا روی کارهای اصلی تمرکز کنند و از اتلاف انرژی جلوگیری می‌کند.

مهم‌ترین عوامل کاهش بهره‌وری کارمندان در محیط کار

هر کسب‌وکار با عواملی مواجه است که بازدهی تیم را کاهش می‌دهند و انرژی آن را تحلیل می‌برند. این عوامل معمولا وظایفی ساده هستند که تکرار آن‌ها، اثر تخریبی بزرگی بر تمرکز کارکنان می‌گذارد. شناسایی این موارد اولین قدم برای حل مشکل و بهبود فرآیندها است.

زمان‌برترین وظایف کارمندان که باید خودکار شوند

هر روز کاری با سوالاتی مشابه درباره مرخصی، حقوق یا سیاست‌های داخلی شرکت شروع می‌شود. پاسخ دادن به این پرسش‌ها توسط مدیر یا کارشناس منابع انسانی، یک وظیفه زمان‌بر و فرسایشی است. این فرآیند علاوه‌بر این‌که وقت پاسخ‌دهنده را می‌گیرد؛ بلکه فرد سوال‌کننده را نیز برای مدتی از جریان کار خود خارج می‌کند.

فرآیند آشنایی کارمندان جدید با سازمان نیز بخش بزرگی از زمان مدیران را به خود اختصاص می‌دهد. آموزش‌های اولیه و معرفی ابزارهای داخلی، نیازمند تکرار مداوم اطلاعات برای هر فرد جدید است. همچنین هماهنگی جلسات یا پیگیری‌های اداری، ساده به‌نظر می‌رسند؛ اما هر پیام برای هماهنگی، یک وقفه در کار ایجاد می‌کند که جمع آن‌ها در طول روز قابل‌توجه است. این وقفه‌ها اجازه نمی‌دهند کارمندان برای مدت طولانی روی یک کار متمرکز بمانند.

چرا اتلاف وقت کارمندان برای شما گران تمام می‌شود

اتلاف وقت هزینه‌ای واقعی برای کسب‌وکار شما ایجاد می‌کند. این هزینه از مجموع ساعت‌هایی که تیم شما برای کارهای غیرضروری صرف می‌کند، به دست می‌آید. اگر هر کارمند روزانه فقط سی دقیقه برای این امور وقت بگذارد؛ در یک تیم ده‌نفره، این زمان معادل پنج ساعت کاری است.

برای درک بهتر موضوع، ساعت‌های کاری که صرف پاسخ به سوالات تکراری می‌شوند را در حقوق یک کارمند ضرب کنید. عدد به‌دست‌آمده نشان‌دهنده هزینه‌ای است که سازمان شما برای وظایف قابل خودکارسازی پرداخت می‌کند. این سرمایه می‌تواند صرف توسعه محصول یا بهبود خدمات به مشتریان شود و ارزش بیشتری ایجاد کند.

چگونه چت‌بات هوش مصنوعی داناوان بهره‌وری تیم را بالا می‌برد

پلتفرم داناوان فقط یک ابزار پاسخگویی نیست؛ بلکه به‌عنوان یک نیروی کار دیجیتال به تیم شما اضافه می‌شود. این سیستم برای انجام وظایف تکراری طراحی شده‌است تا همکاران انسانی شما بتوانند روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنند. در واقع، این فناوری به‌عنوان یک دستیار همیشه‌حاضر و دقیق برای کل سازمان عمل می‌کند.

پاسخگویی فوری و ۲۴ساعته بدون نیاز به نیروی انسانی

پلتفرم داناوان به کارمندان اجازه می‌دهد تا در هر ساعتی از شبانه‌روز به اطلاعات موردنیازشان دسترسی داشته باشند. دیگر نیازی نیست برای یک پاسخ ساده، تا شروع ساعت کاری منتظر بمانند؛ این قابلیت برای تیم‌های با ساعت کاری شناور یا دورکار بسیار مهم است. این دسترسی فوری، زمان انتظار را به صفر می‌رساند و رضایت شغلی کارمندان را بالا می‌برد.

منبع اطلاعاتی واحد برای پاسخگویی

پلتفرم داناوان می‌تواند به پایگاه دانش داخلی شرکت، شامل فایل‌ها و دستورالعمل‌های موجود، متصل شود. بنابراین، تمام پاسخ‌های ارائه‌شده براساس اطلاعات تایید‌شده و به‌روز سازمان خواهد بود و از پراکندگی اطلاعات جلوگیری می‌کند. با این روش از ارائه اطلاعات ضدونقیض توسط افراد مختلف در سازمان جلوگیری می‌شود. هماهنگی پاسخ‌ها به اعتماد کارکنان کمک کرده و از بروز سوءتفاهم‌هایی که باعث اتلاف وقت می‌شوند، پیشگیری می‌کند.

ارائه پاسخ‌های مناسب نقش هر کارمند در سازمان

یک چت‌بات هوش مصنوعی پیشرفته می‌تواند نیازها و سطح دسترسی هر کارمند را به‌خوبی تشخیص دهد. این ابزار قادر است براساس نقش سازمانی هر فرد، پاسخ‌ها و راهنمایی‌های متناسبی را ارائه کند و تجربه‌ای اختصاصی بسازد. برای مثال، پاسخ چت‌بات به سوال یک کارشناس فنی درباره نرم‌افزارها با پاسخ به همان سوال از طرف یک کارمند فروش متفاوت است. این شخصی‌سازی فرآیندها را ساده‌تر می‌کند و باعث افزایش بهره‌وری کارمندان می‌شود.

کاربرد چت‌بات داناوان در فرآیندهای سازمان

ارزش واقعی پلتفرم داناوان در بهینه‌سازی فرآیندهای مهم سازمان شما نشان داده می‌شود. این سیستم با خودکار کردن وظایف در مراحل مهمی مانند استخدام نیروهای جدید، آموزش مداوم کارکنان و پشتیبانی فنی به تیم شما کمک می‌کند تا روی اهداف و پروژه‌های مهم متمرکز بمانید.

خودکارسازی استخدام و بهبود فرآیند آنبوردینگ

فرآیند استخدام با خودکارسازی بررسی اولیه رزومه‌ها می‌تواند بسیار سریع‌تر و دقیق‌تر انجام شود. داناوان می‌تواند رزومه‌ها را براساس کلمات کلیدی و معیارهای شغلی فیلتر کرده و لیست کوتاهی از بهترین گزینه‌ها را به مدیران منابع انسانی ارائه دهد.

پس از استخدام، فرآیند آنبوردینگ با کمک چت‌بات هوش مصنوعی به تجربه‌ای تعاملی تبدیل می‌شود. کارمند جدید می‌تواند تمام اطلاعات موردنیاز خود را در قالب یک گفتگوی ساده دریافت کند و دیگر نیازی به جلسات طولانی و تکراری برای آموزش مبانی اولیه کار با سیستم‌ها نیست.

استفاده از چت‌بات برای آموزش مهارت‌های کارکنان

در حوزه آموزش، داناوان با برگزاری آزمون‌های دوره‌ای به‌صورت خودکار، سطح دانش کارمندان را می‌سنجد. این ابزار بازخوردهای فوری درباره عملکرد آن‌ها ارائه می‌دهد و نقاط ضعف و قوت آن‌ها را مشخص می‌کند تا بتوانند روی بهبود مهارت‌های خود تمرکز کنند.

یادگیری در لحظه یکی از مهم‌ترین دستاوردهای این فناوری است. کارمندان می‌توانند حین انجام یک وظیفه، راهنمایی‌های لازم را از چت‌بات دریافت کنند. این ویژگی، نیاز به توقف کار برای جستجوی اطلاعات را از بین می‌برد و فرآیند یادگیری را در جریان کار روزمره ادغام می‌کند.

کاهش درخواست‌های پشتیبانی IT با اتوماسیون

بخش زیادی از درخواست‌های پشتیبانی فنی مربوط به مشکلات تکراری و ساده هستند که راه‌حل مشخصی دارند. یک چت‌بات هوش مصنوعی می‌تواند این مشکلات را بدون نیاز به ایجاد تیکت یا تماس با واحد IT برطرف کند و به این ترتیب، حجم کاری تیم فنی را کاهش دهد. این سیستم کارمندان را برای استفاده درست از نرم‌افزارهای داخلی شرکت راهنمایی می‌کند و پاسخ سوالات پرتکرار را ارائه می‌دهد.

نتیجه‌گیری

سرمایه‌گذاری بر روی فناوری، در واقع سرمایه‌گذاری بر ارزشمندترین دارایی شما یعنی نیروی انسانی است. با سپردن وظایف تکراری به یک سیستم هوشمند، کارکنان فرصت پیدا می‌کنند تا خلاقیت خود را برای حل مسائل پیچیده‌تر به کار گیرند. برای تجربه عملی افزایش بهره‌وری با چت بات هوش مصنوعی داناوان /https://danavan.ai، همین امروز جهت دریافت مشاوره تخصصی رایگان اقدام کنید.